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当前招标代理机构对待招投标业务电子化需要关注的六大误区

2013-01-30

                                   
    《bt365体育投注:办法》(以下简称《办法》)历经三年多即将颁布实施。《办法》规定:“依法设立的招标投标交易场所、招标人、招标代理机构以及其他依法设立的法人组织可以按行业、专业类别,建设和运营bt365体育投注:交易平台。国家鼓励bt365体育投注:交易平台进行平等竞争运营”。由此,招标代理机构建设运营或租赁第三方的bt365体育投注:交易平台有了法律依据。能否抓住电子招投标这二次创业机会,是招标代理机构面临的现实挑战。能迅速抓住机会,采取有效措施克服内外部障碍、调整公司管理模式以适应招投标业务电子化趋势的,必将在专业型服务方面取得明显进步、品牌经营上取得成效、规模化跨区域经营上迈出步伐,并将收购兼并部分小微型招标代理机构。部分未抓住机会有效实施招投标业务电子化的招标代理机构将逐步萎缩,成为收购兼并对象甚至被淘汰。预计在未来的三到五年内,电子招投标将在行业内普及,到时必将导致招标代理机构的洗牌。
    所幸的是,据笔者了解,不少招标代理机构已认识到:招投标业务电子化的普及将给招投标活动带来革命性的变化,已着手启动招投标信息化项目立项工作。但由于电子招投标毕竟是个新生事物,不少招标代理机构在对待招投标业务电子化方面或多或少存在一些误区。笔者在此稍作分类整理并尝试释疑,希望引起业内关注并得到同仁和专家的批评指正。
    误区一:等待观望,看看再说
    对电子招投标,有的招标代理机构要先看看兄弟单位搞了没有,他们不搞,我们不要冒进。这种想法,换在前几年很正常。当时国家没有发布相关规章,作为市场弱势群体的招标代理机构开展bt365体育投注:于法无据、风险过大:建设的系统若得不到各方主体、特别是招标人和政府部门的认可,不但花了冤枉钱,还可能被追究责任。也就是业内常说的,领先一步是先进、领先两步成先烈。
    但现在不一样了,《办法》马上就要实施了,也即建设电子招投标系统有法可依了。招标代理业务的市场化发展趋势不会改变,竞争将越来越激烈。若不抓住电子化的发展机会,工作效率提不高、运作成本降下不来,就逐渐会在竞争中凸显劣势。随着市场化改革的不断深入,包括招标代理在内的服务收费按政府指导价管理的方式迟早会被取消,即招标代理服务收费将纳入市场调节范围,由供需双方自主协商定价。缺乏了价格保护的招标代理业务竞争会变得更加激烈!作为招标代理机构的管理者理当未雨筹谋,趁早搭上电子招投标的快车,提前为未来的竞争做好充分准备。
    误区二:在bt365体育投注:推进过程中,自行招标将取代委托招标
    实施bt365体育投注:后,招标业务流程由信息系统固化,大部分程序性工作由计算机取代,招标业务在程序性方面的工作将大大减少,较大程度地降低了不熟悉业务流程导致的操作风险,也较好地解放了招标业务人员的时间和精力。但由此也引发另一个问题,即原来不太懂招投标程序的采购部门也可以轻松做招标业务了!有些招标代理机构的管理者担心:招标代理业务由此将面临萎缩,甚至会“没饭吃”。
    这种看法有一定市场。但笔者认为,如果招标代理机构一直仅靠人脉关系承揽业务、靠程序性服务维持生存,那一定会面临上述困境,受到的冲击会很大。但如果能抓住机会、快速转型,向专业型和顾问式服务提升,选择有限的行业或专业开展业务并做深做透,在招标对象的专业上比业主更懂,理性的业主就离不开你,他就不会考虑自行招标了,至少市场化的业主一定会选择比他专业的招标代理机构开展合作。实际上,这是与招标人之间在专业上的竞争,你比他专业,服务又好,招标业务自然会委托给你。
    误区三:政府会建设全套电子招投标系统,不用招标代理机构操心
    有些招标代理机构认为,根据《办法》相关规定,bt365体育投注:系统由bt365体育投注:交易平台、公共服务平台和行政监督平台组成,行政监督平台和公共服务平台由政府建设或主导建设,bt365体育投注:交易平台也可以由依法设立的带有公共服务职能的招标投标交易场所建设运营。一旦招标项目所在地的政府将上述三大平台都建设好,供招标投标各方主体使用,招标代理机构就用不着建设运营招标投标相关信息系统了。
    笔者暂且不论政府统一建设bt365体育投注:交易平台供各行各业使用的合理性和可行性,假设政府就把上述三大平台建设好了,供招标投标各方主体使用,招标代理机构还要不要建设招标投标信息系统?
    纵观整个《办法》及其附件《bt365体育投注:系统技术规范—交易平台部分》,bt365体育投注:交易平台只是招投标业务信息化的电子商务部分,即包括公告公示、标书发售、网上投标、网上开标、网上评标、网上异议及处理。对招标代理机构而言,完整的招标投标业务电子化解决方案,还应当包括业务管理系统和运营管理系统两大部分,业务管理系统类似于生产性企业的ERP,即招标代理机构的招标任务委派管理、招标文件管理、开标管理、评标管理、异议管理、异常管理、电子归档,还应当建设价格库、专家库、文件库、投标人信息库、招标人信息库等各类信息资源库。运营管理应当包括模板管理、费用管理、审批管理、决策管理、知识管理、权限管理等。处于市场化取向转轨时期的政府可能会替企业建设bt365体育投注:交易平台,即招标投标业务的电子商务部分,但绝不会大包大揽替所有企业建设业务管理系统和运营管理系统,去适应无止境的、千差万别的各类企业的需求。该两部分系统只能靠招标人或招标代理机构自己建设。更何况不是所有的项目都要强制进入招标投标交易场所交易,也不是所有的招标投标交易场所都会去建设bt365体育投注:交易平台。对该部分招标项目的全流程电子化,得靠招标人或招标代理机构自力更生。
    误区四:电子招投标的安全性缺乏保障
    有些招标代理机构担心,电子招投标系统会遇到一系列的安全问题,如系统受竞争对手入侵或黑客攻击、系统运营机构的工作人员故意损坏或泄漏招投标业务数据;电子招投标系统本身的安全性、稳定性也难以保证。这些因素都会让招标代理机构实施电子招投标望而却步。
    据笔者掌握的情况,当前信息技术的发展和应用水平是足够保障电子招投标系统安全的,关键是系统开发方是否掌握了相关技术、建设方是否愿意以合理的对价去实现。在《办法》起草过程中,起草组已充分注意到招投标各方主体对此的顾虑。为确保电子招投标的信息安全,《办法》特别就此在三个层面做了规定:
    一是在制度及技术要求层面。
    要求交易平台应当依照有关规定通过相应资格的专业机构检测和认证机构认证(第11条)。要求交易平台运营机构应当完善运行和安全管理制度,采用可靠技术,防范非授权操作,保证交易平台的安全稳定可靠以及数据电文的不被篡改、遗漏并可追溯(第13条、第14条、第15条)。对安全措施不到位的bt365体育投注:系统,有关行政监督部门有权责令其改正;对拒不改正的,有权要求其不得交付使用或停止运营(第54条)。
交易平台技术规范中对各类用户的身份标识与鉴别、电子签名、加密、解密、访问控制及通信安全、存储安全、数据安全和备份恢复、安全缺陷防范、安全审计等方面做了具体规定(技术规范8.2)。对机房、网络、主机、数据存储、系统软件等运行环境也做了具体规定(技术规范8.6)。
    二是在数据保密要求层面。
    规定交易平台具备分段加密、整体解密功能;对投标人未按规定加密的文件,交易平台应当拒收并提示(第27条)。交易平台运营机构不得泄露依法应当保密的信息(第16条),不得泄露可能影响公平竞争的信息(第22条)。电子评标应当在有效监控和保密的环境下进行(第34条第1款)。对违反保密规定,伪造、篡改、损毁招标投标记录,或者以其他方式弄虚作假的,依照招标投标法及实施条例予以处罚(第57条、第59条)。
三是对电子存档、归档的要求。规定bt365体育投注:交易平台应当依法设置bt365体育投注:工作人员的职责权限,如实记录相关过程及信息,并具备电子存档、归档功能;bt365体育投注:公共服务平台应当记录和公布相关交互数据信息的来源、时间并进行电子存档备份;任何单位和个人不得伪造、篡改或者损毁bt365体育投注:活动信息(第50条)。
    误区五:招标代理机构建设运营的招投标信息系统,不能与政府的公共服务平台、行政监督平台对接
    有部分招标代理机构担心,花了时间、精力和资金建设了适合于自己的招投标信息系统,但与现有的提供公告发布等公共服务内容的网站、各地交易中心目前使用的bt365体育投注:系统、未来各部门或各地方拟建设的公共服务平台或行政监督平台无法连接。这种担心在广大中小型招标代理机构中具有普遍性。
    笔者认为,该种担心能够逐步消除。首先,在制度设计上已做了安排。《办法》规定,bt365体育投注:系统分为三大平台,即bt365体育投注:交易平台、公共服务平台和行政监督平台。交易平台和公共服务平台都应当按照《办法》和技术规范的要求,为各类bt365体育投注:信息的互联互通和交换共享开放数据接口、公布接口要求(《办法》第9条、46条)。 公共服务平台应为交易平台等主体提供信息服务(《办法》第44条),交易平台应当选择任一公共服务平台注册登记,与其及时交换规定和约定的信息(《办法》第46条)。
    其次,在实践层面上能促进解决。bt365体育投注:系统的三大平台有区别、有联系,三位一体密切相联。交易平台帮助招标投标当事人以数据电文形式完成招标投标交易活动,是bt365体育投注:的基础;公共服务平台满足交易平台之间信息交换、资源共享需要,为市场主体、行政监督部门和社会公众提供招标投标信息交互和共享服务,促进招投标市场的信息一体化、提升行业自律水平,是bt365体育投注:的信息枢纽;公共服务平台必须以各交易平台依法公开的信息为基础。换言之,公共服务平台的运营离不开各交易平台的信息支持。行政监督平台使行政监督部门可通过网络查阅招投标相关信息和过程,实现监督职能、提高监督效率,是招投标行政监督方式的创新。由此,行政监督的电子化将推动招投标交易的电子化、促进交易平台的发展。
    误区六:目前市场上的软件单位都能开发或第三方都能建设、运营招投标信息系统
    部分招标代理机构认为,招投标信息系统只不过是个业务软件,招标业务流程又相对标准化,市场上的软件单位都能编程开发,只要稍了解招投标业务的第三方主体也能建设、运营bt365体育投注:交易平台。基于这样的误识,一些起家于OA和工作流编程的软件厂商,将工作流系统生搬硬套到招标业务管理上,开发出貌似招投标信息系统的产品,实际上却体现不了招投标项目管理的固有特点,无法实现招投标项目的业务管理和经营管理、更无法满足招投标在线交易的需求。
    有此误识的单位,可能对软件单位因“隔行如隔山”而采取的市场定位细分不太了解,对招投标业务数据的强逻辑关联关系认识不足,对电子招投标系统需要招标人、招标代理机构、投标人、评委等各方在线互动参与这一重要特征认识不到位,对各方主体特别是投标人、评委在使用电子招投标系统中遇到的各种问题尚缺乏体会。
    笔者调研过不少单位,看过20多套招投标信息系统。交谈中,发现不少涉足电子招投标的招标代理机构普遍有如下感觉:选择了出价较低、缺乏成功运营业绩的软件开发单位,不仅延误工期,最终也没少花钱,甚至因工期延误造成的潜在损失更大。业内已发生多起因对软件单位选择不当导致损失的事件,有的还连累了招标代理机构信息化项目负责人的职业发展。所以,选择招投标软件单位时,务请高度关注软件单位特别是其派遣的项目经理在电子招投标领域的成功运营业绩和在招投标领域的从业经历及资格。招投标业务是经济、技术、法律三方面的结合,专业性很强,一般的软件人员难以迅速熟悉、掌握。大部分软件设计开发人员因对招投标业务不熟悉,更没通过招标师职业水平考试,故难以准确把握招标代理机构的需求,最终交付的系统满足不了招标代理机构的要求。
电子招投标涉及招标代理机构的核心业务,因此招标代理机构建设运营或租赁的系统应当具有以下特点,才能让招投标各方主体放心使用:
    1、契合招标代理机构的需求: 平台应由资深的招标管理人员和业务人员主导设计,高度契合招标代理机构的需要,既能实现网上交易,又能满足业务管理和经营管理的需要,还要能给招投标各方主体提供良好的服务体验。
    2、覆盖全部业务类型:货物、工程和服务招标、自愿招标和依法必须招标、国际招标和国内招标、公开招标和邀请招标、资格预审和资格后审、一步开标和两步开标、传统评审和分离评审等业务类型都能在平台上畅通运行,且上述各种特征可任意组合、自由实现,无需IT人员支持。
    3、兼具规范性与灵活性: 平台应在满足国家有关招投标法律、法规、规章的基础上,既能适合开展依法必须进行招标的项目,也能支持灵活开展其他招标业务,便于招标代理机构的管理者根据项目的性质和要求自主掌控。
    4、经受大量实践检验: 平台应安全稳定运行多年,经受过数千个项目的检验,尤其在开标解密环节不能因平台的不稳定或系统设计缺陷而卡壳、在评标环节评审数据因逻辑运算错误造成评标不公。
    如选择租用除招标人、招标代理机构以外的第三方建设运营的bt365体育投注:服务平台,一定还要考察以下两大要素:1)其平台运营核心成员的专业水平:是否来自于专业招标机构和专注于电子招投标软件研发单位的组合;2)其平台服务人员的运营经验:能否熟练辅导投标人和评委正确操作系统,及时解决系统应用过程中的各种问题。如某运营机构刚开发完成第一代产品,就推荐给招标代理机构使用,招标代理机构要千万慎重。任何一个信息系统在刚投运时一定有许多功能完善、变更项,甚至有不少BUG(缺陷)。笔者原负责的单位上海宝华国际招标有限公司经过多年的探索实践,于2008年投运全流程网上招投标系统,每年有600~700个项目在系统上运行,每年还得实施500多单功能完善、变更项,开标环节经过约2年时间才完全稳定。

    在招投标业务电子化发展初期,招标代理机构务必甄别上述六大误区,采取有效措施扎实、稳妥推进,多与电子招投标先行单位的核心成员交流,借鉴其成功经验,吸取其前行过程中的教训,尽量不走或少走弯路,谨防陷入信息化建设泥淖。如能在电子化初期顺利解决好上述相关问题,夯实招投标业务电子化的根基,是招标代理机构运用电子招投标提升价值创造力和核心竞争力的基础。后续的重点工作是如何识别电子化实施过程中的风险、如何预见推进过程中可能遇到的障碍以及制订并实施相应的解决方案。



    来源:《bt365体育投注》   作者:bt365体育投注驻会专家  张利江